Page 10 - IT-Inside_01-2020

IT-SUPPORT

Dokumente effektiv

und richtig managen

Schätzungen gehen davon aus, dass 50 Prozent der Arbeitszeit, 15 Prozent des Umsatzes und

bis zu 45 Prozent der Gehaltskosten durch die Dokumentensuche und Dokumentenablage ver-

loren gehen. Das muss nicht sein: Ein Dokumenten-Management-System schafft Abhilfe – und
ist dabei auch für mobiles Arbeiten in Zeiten von Corona bestens geeignet!

Mehr Effizienz durch digitale Akten bestimmt werden; die Ablagestruktur muss DSGVO (europäische Datenschutzgrundver-
Stellen Sie sich einmal lange Regalreihen vor, angelegt werden; relevante Dokumente und ordnung) als auch gegen die GoBD (Grund-
in denen sich ein Aktenordner an den anderen Akten, die im Unternehmen vorhanden sind, sätze zur ordnungsmäßigen Führung und
drängt. Und jetzt streichen Sie dieses Bild ge- müssen eingescannt und digitalisiert wer- Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnun-
danklich bitte mit dem Rotstift durch. Mit den. Das ist nicht mal so eben gemacht. gen und Unterlagen in elektronischer Form
den Anforderungen der zunehmenden Digi- sowie zum Datenzugriff). Denn: Moderne
talisierung lässt es sich nämlich schon lange Akten digitalisieren, Geld sparen Systeme zum Dokumenten-Management
nicht mehr vereinbaren. Zu lange dauert es, Am Ende überwiegen aber trotzdem die Vor- sind mit solchen Richtlinien konform. Und:
zum Regal zu laufen, den richtigen Ordner zu teile. Einmal erledigt, gehen elektronische Mit dem Übergang zu einer elektronischen
suchen, ihn hervorzuholen, durchzublättern Dokumente nicht mehr verloren, sind auf Datenbank wird Ihr Archiv mehr und mehr
und das gesuchte Schriftstück zu finden. Zu- Wunsch für alle Zeiten digital verfügbar und papierlos – das spart sowohl Lagerflächen
dem haben Mitarbeiter auf Geschäftsreisen, lassen sich durch die Eingabe von Schlag- als auch Druckkosten. Letztlich kommt ein
im Außendienst oder im Home Office keine wörtern in der Suchmaske in Sekunden- DMS also auch der Umwelt zugute.
Möglichkeit, auf physische Dokumente am schnelle auffinden. Von jedem beliebigen
Unternehmenssitz zuzugreifen. Standort aus können Ihre Mitarbeiter auf Unser Tipp
elektronische Informationen zugreifen und Ihr Interesse ist geweckt? Dann lassen Sie sich
Die Lösung dafür bietet die konsequente Di- (gemeinsam) an Dokumenten arbeiten, wo- von uns beraten! Unsere Experten stellen Ih-
gitalisierung und Organisation von Akten durch auch Home Office in Zeiten des Coro- nen geeignete Lösungen vor, implementieren
durch ein Dokumenten-Management-Sys- navirus problemlos möglich wird. Ihre Wunsch-Software zur Dokumentenver-
tem (DMS). Dieses macht alle Dokumente für waltung in Ihrem Netzwerk, passen sie bei Be-
wichtige Workflows und Entscheidungspro- Ein revisionssicheres Dokumenten-Manage- darf individuell an, definieren gemeinsam mit
zesse auch mobil verfügbar, optimiert vieler- ment-System nimmt Ihnen außerdem die Ihnen die Ablagestruktur und schulen ihre Mit-
lei Arbeitsabläufe und rechnet sich letztlich Sorge vor einem Verstoß sowohl gegen die arbeiter im Umgang mit der Software.
durch erhebliche Einsparungen.

Hemmnis: zu viel Aufwand DMS – die Vorteile im Überblick
Sie zögern davor, in Ihrem Unternehmen ein
Dokumenten-Management-System einzufüh- Zeitersparnis bei der Ablage und Suche von Dokumenten
ren? Sie scheuen die Kosten, die durch die An- Reduzierung vieler Kosten (Druckkosten, Lagerflächen, etc.)
schaffung einer entsprechenden Software ent- Verbesserung des Informationsflusses innerhalb des Unternehmens
stehen? Sie haben Angst vor dem Aufwand, der Vermeidung des Verlusts von Dokumenten
Ihnen durch die Implementierung ins Haus Erhöhung der Produktivität
steht? Solche Bedenken sind berechtigt. Entlastung der E-Mail-Systeme
Natürlich kostet die Software Geld und die Leichtere Verteilung von Dokumenten
Vorbereitung Zeit. Die Anforderungen und Zugriffsmanagement für (nicht) befugte Personen
benötigten Workflows müssen definiert wer- Rechtssichere Datenablage und Archivierung (gemäß DSGVO und GoBD)
den; die Art und Weise der Archivierung muss Automatische Einhaltung der Compliance-Anforderungen

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