E-Mail-Archivierung ist eine gesetzliche Pflicht. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.
Die Übergangsfrist endete zum 31. Dezember 2016.
Das bedeutet: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt ausnahmslos für alle Unternehmen, unabhängig ihrer Größe, die Geschäfte auf digitalen Wegen abwickeln!
Werden Handelsbriefe, Angebote, Rechnungen per E-Mail versandt, MUSS archiviert werden und zwar in der Form, in der die Dokumente (E-Mails) vorliegen. Spätestens zum 31. Dezember 2016 muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein. Ab dem 1. Januar 2017 muss es jeder Wirtschaftsprüfer melden und jedes Finanzamt es ahnden, wenn nicht ordnungs- gemäß archiviert wird. E-Mails müssen nachweislich unveränderbar und revisionssicher vorliegen. Die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln ist hierfür der beste Weg, um eine rechtssichere Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125) zu erreichen.
Gerne informieren wir Sie in einem persönlichen Gespräch zur E-Mail Archivierung.
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