E-Mail-Archivierung ist eine gesetzliche Pflicht. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.

Die Übergangsfrist endete zum 31. Dezember 2016.

Das bedeutet: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt ausnahmslos für alle Unternehmen, unabhängig ihrer Größe, die Geschäfte auf digitalen Wegen abwickeln!

Werden Handelsbriefe, Angebote, Rechnungen per E-Mail versandt, MUSS archiviert werden und zwar in der Form, in der die Dokumente (E-Mails) vorliegen. Spätestens zum 31. Dezember 2016 muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein. Ab dem 1. Januar 2017 muss es jeder Wirtschaftsprüfer melden und jedes Finanzamt es ahnden, wenn nicht ordnungs- gemäß archiviert wird. E-Mails müssen nachweislich unveränderbar und revisionssicher vorliegen. Die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln ist hierfür der beste Weg, um eine rechtssichere Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125) zu erreichen.

• Entlastet Mail-Server und vereinfacht Datensicherung
• Erfüllung der Compliance-Anforderungen nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125
• Leistungsstarke Suchmaschine für E-Mails und Dokumente
• Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails und Dokumenten
• Automatisches Anlegen von E-Mail-Archivierungspostfächern im laufenden Betrieb
• Microsoft Outlook Integration per Plugin
• Zugriff aus jedem E-Mail-Client per IMAP
• Einfache E-Mail-Wiederherstellung durch Anwender
• Vier-Augen-Prinzip einstellbar unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen
• Automatische Archivierung kompletter E-Mail-Datenströme
• Automatische regelbasierte Aufbewahrung von E-Mails nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen
• Umfassende Indizierung aller Elemente (inkl. OCR)
• Import/Massenimport direkt aus Mail-Server
• Import von Microsoft Outlook (PST-Dateien und Outlook Konten)
• Benutzerverwaltung über Active Diretory, LDAP oder mittels lokaler Datenbank
• Integriertes Monitoring und Reporting